เมื่อเชื่อมต่อสายสัญญาณเข้ากับเครื่องบันทึกเสียงเรียบร้อยแล้ว เครื่องบันทึกเสียงจะสามารถบันทึกเสียงได้นั้น ก็ต่อเมื่อมีการเข้าเงื่อนไขการบันทึกเสียง ในส่วนนี้จะเรียกว่า Record Mode ซึ่งเป็นการกำหนดค่าว่าต้องการให้เครื่องบันทึกเสียงนั้นทำงานต่อเมื่อค่าที่ได้รับมาตรงกับในโหมดใด เช่น โหมด Voice เครื่องจะเริ่มบันทึกตั้งแต่มีการยกหูโทรออก (กรณีโทรออก) และเริ่มบันทึกการโทรเข้า ตั้งแต่ได้ยิน Ring back tone ครั้งแรก และจะสิ้นสุดการบันทึกเมื่อไม่มีการ สนทนา หรือ ไม่มีเสียงเข้ามาในระบบโหมด Voltage เครื่องจะเริ่มบันทึก โดย Detect จาก Volt ของ Channel นั้นๆเมื่อ Volt มีการเปลี่ยน เครื่องก็จะเริ่ม บันทึก เช่น การโทรออก เครื่องจะเริ่มบันทึกตั้งแต่ยกหู ในกรณีโทรเข้า เครื่องจะเริ่มบันทึกตอนที่รับสายเท่านั้น ซึ่ง ต่างจากโหมด Voiceโหมด Key โหมดนี้ เป็นการกาหนดการบันทึกเอง โดยการ กด Key ที่เราตั้งไว้ เพื่อให้บันทึก และกด Key ที่เราตั้ง ไว้เพื่อให้ หยุดบันทึกเมื่อมีการใช้งานเครื่องบันทึกเสียงเรียบร้อย เราสามารถเลือกช่องทางการเก็บข้อมูลได้ว่าต้องการให้ไฟล์เสียงทั้งหมดเหล่านี้ไปเก็บบันทึกไว้อยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งภายในเครือข่ายเดียวกัน ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลไฟล์เสียง ในกรณีที่ สำนักงานหรือองค์กรของลูกค้านั้นๆ ติดตั้งเครื่องบันทึกเสียงเป็นจำนวนหลายๆ เครื่องเพราะไม่ต้องเสียเวลานั่งหาไฟล์เสียงทีละเครื่อง เราสามารถหาไฟล์เสียงของทุกเครื่องได้เลยโดยผ่านคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวที่ใช้เก็บข้อมูล เป็นต้น และทั้งนี้ เมื่อพื้นที่ในระบบเครื่องบันทึกเสียงใกล้จะเต็มนั้น ระบบจะทำการลบข้อมูลเพื่อให้มีพื้นที่เหลือพอที่จะบันทึกเสียงใหม่ในครั้งต่อๆ ไป